• • Menu przedmiotowe
    • Zamówienia publiczne
      • Zamówienia do 30.09.2020
    • Akty prawne
    • Regulaminy
      • Statut Ełckiego Centrum Kultury
      • Regulamin Organizacyjny Ełckiego Centrum Kultury
    • Polityka Cookies
    • Polityka prywatności
    • OGŁOSZENIA

Zamówienia publiczne

Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi audytu realizacji projektu pn.: „Ludzie z przygranicza działają - turystyka, rekreacja, kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Ozersk, Stare Juchy", dofinansowanego ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, w ramach umowy                         o dofinansowanie PLRU.01.01.00-28-0036/18-00, w części realizowanej przez Ełckie Centrum Kultury.  

Do zamówienia nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych, ponieważ wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 tej ustawy.

 1. Zamawiający:

Ełckie Centrum Kultury

ul. Wojska Polskiego 47

19-300 Ełk

NIP: 848-11-35-538

REGON: 000687400

tel.: 87 621 80 05

fax: 87 621 52 50

e-mail: sekretariat@eck.elk.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa audytu realizacji projektu pn.: „Ludzie z przygranicza działają -turystyka, rekreacja, kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Ozersk, Stare Juchy", dofinansowanego                     ze środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, w ramach umowy o dofinansowanie PLRU.01.01.00-28-0036/18-00, w części realizowanej przez Ełckie Centrum Kultury.

Kod CPV: 79212000-3

Nazwa kodu CPV: Usługi audytu

Celem usługi audytorskiej jest zapewnienie zgodności wydatków, poniesionych podczas realizacji projektu przez Ełckie Centrum Kultury, z prawem krajowym i prawodawstwem UE, jak też ich zgodności z wymogami Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, postanowieniami umowy o dofinansowanie nr PLRU.01.01.00-28-0036/18-00 wraz z załącznikami, w tym obowiązującą wersją wniosku o dofinansowanie.

Informacje o projekcie: 

Wartość dofinansowania projektu w części Ełckie Centrum Kultury: 245 946,34 EUR

Całkowita wartość projektu w części Ełckie Centrum Kultury: 273 273,71 EUR

Okres realizacji projektu: 1.07.2021 - 30.06.2023

Model finansowania projektu: prefinansowanie (pierwsza zaliczka, zaliczka okresowa, płatność salda końcowego).

Beneficjent wiodący: Gmina Miasto Ełk

Beneficjent 2: Ełckie Centrum Kultury

Zakres rzeczowy części projektu Ełckiego Centrum Kultury obejmuje następujące koszty:

·         koszty zw. z wynagrodzeniem zespołu projektowego (3 osoby)

·         koszty zw. z podróżami służbowymi zespołu projektowego

·         koszty zw. z audytem

·         koszty zw. z organizacją i udziałem w wydarzeniach (organizacja i udział w festiwalach)

·         koszty zw. z materiałami promocyjnymi

·         koszty zw. z modernizacją widowni i pomieszczeń za kulisami Ełckiego Centrum Kultury

·         koszty zw. z zakupem wyposażenia modernizowanych pomieszczeń

·         koszty nadzoru inwestorskiego.

Obowiązkiem audytora jest potwierdzenie ścieżki audytu, w tym potwierdzenie, że usługi, dostawy lub roboty zostały zakończone, wykonane lub zainstalowane, a wydatki zadeklarowane przez Zamawiającego zostały przez niego opłacone. W tym celu audytor przeprowadza księgową, administracyjną i merytoryczną weryfikację wydatków przedstawionych przez Zamawiającego w sprawozdaniu okresowym i końcowym projektu, aby zapewnić, że wydatki:  

1) zostały poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i budżetem projektu;

2) mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych stanowiącym część dokumentów Programu związanych z kwalifikowalnością wydatków i umową o dofinansowanie;

3) zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków projektu;

4) zostały poniesione zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności zgodnie z zasadą „najlepszego stosunku jakości do ceny";

5) zostały prawidłowo udokumentowane;

6) zostały uwzględnione w dokumentach księgowych.

Potwierdzeniem kwalifikowalności wydatków w raporcie okresowym i raporcie końcowy są certyfikaty wydane przez audytora po wykonaniu czynności kontrolnych i weryfikacji administracyjnej przedłożonych przez zamawiającego raportów.

Przedmiot zamówienia obejmuje także świadczenie usług doradczych w zakresie oceny ex-ante procedur zamówień publicznych. Ocena ex-ante stanowić będzie opcjonalną weryfikację przeprowadzoną na wniosek beneficjenta przez audytora, a zatem taka ocena będzie odgrywała rolę zapobiegawczą, pomagając beneficjentowi uniknąć negatywnych konsekwencji możliwych naruszeń krajowych przepisów dotyczących zamówień publicznych, prawodawstwa UE i wymogów Programu Współpracy Transgranicznej Polska- Rosja 2021-2020.

Usługa audytu powinna być wykonana zgodnie z wymaganiami określonymi przez Program Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, dostępnymi na stronie:

 https://www.plru.eu  (w zakładce: dla Beneficjentów)

Zakres weryfikacji wydatków, weryfikacji administracyjnej, weryfikacji konkurencji i zamówień publicznych, jak również formy weryfikacji administracyjnej oraz wymagana dokumentacja pokontrolna jest opisana w rozdziale 1.2. dokumentu „Guidelines on expenditure ventication”.

Termin realizacji zamówienia: od podpisania umowy w wybranym Wykonawcą do otrzymania przez Zamawiającego płatności końcowej.

Miejsce realizacji zadań: Ełckie Centrum Kultury, ul. Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk oraz siedziba Wykonawcy audytu.

3. Warunki jakie musi spełniać Wykonawca

Zgodnie z wymaganiami Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020 o zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy spełniający wymogi wskazane w „Guidelines on expenditure verification” Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 20214-2020.

1) Audytor musi spełniać co najmniej jeden z następujących wymogów:

a. być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości i audytu, który jest członkiem IFAC;

b. być członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu. Jeśli taka organizacja nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do pracy zgodnie                                   ze standardami i kodeksem etyki IFAC oraz posiadać co najmniej jeden z certyfikatów: CIA, CGAP, ACCA, CIMA;

c. być zarejestrowany jako biegły rewident w rejestrze prowadzonym przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów.

2) Audytor dodatkowo musi spełnić co najmniej jeden z poniższych wymogów:

a. posiadać potwierdzenie przeprowadzenia kontroli prawidłowości co najmniej  10 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego objętych ustawą Prawo zamówień publicznych;

b. posiadać potwierdzenie świadczenia co najmniej 10 usług, których przedmiotem było doradztwo prawne w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych obejmujących m.in. sporządzenie pisemnych opinii prawnych, reprezentowanie przed Krajowa Izbą Odwoławczą.

3) Audytor musi posiadać odpowiednią znajomość języka angielskiego, która odpowiada co najmniej poziomowi B2 Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia Językowego.

Kwalifikacje określone w punktach 1) i 2) mogą być wykazane przez dwóch audytorów (np. współpraca cywilnoprawna z innym audytorem, umowa o współpracy itp.). Przy czym każdy z punktów musi być spełniony w całości przez jednego audytora (tzn. sytuacje. w których np. jeden audytor potwierdzi wykonanie 5 kontroli oraz drugi również wykaże 5 kontroli, nie będą uznawane za spełnienie ww. warunków).

Oceny spełnienia warunków udziału w postępowaniu zamawiający dokona na podstawie załączonych do oferty:

• Dokumentów poświadczających przynależność do organizacji wymienionych w punkcie 1)

• Dokumentów potwierdzających przeprowadzenie kontroli lub świadczenia usług wymienionych w punkcie 2)

• Oświadczenie poświadczające znajomość języka angielskiego zgodnie z punktem 3).

4) Audytor oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg bezstronności i niezależności od zamawiającego. Opis wymagań znajduje się w rozdziale 1.3.1 w dokumencie „Guidelines on expenditure verification”. Wzór oświadczenia o bezstronności i poufności stanowi załącznik nr 6 do Guidelines on expenditure verification.

Wymagane jest, aby audytorzy spełniali wymogi niezależności Kodeksu Etyki Zawodowych Księgowych IFAC. Niezależność audytora definiowana jest jako jego niezależność organizacyjna od struktur instytucjonalnych oraz od działań operacyjnych beneficjenta, w tym od działań realizowanych w ramach projektu. Bezstronność i niezależność jest naruszona w przypadku, gdy audytor świadczył usługi poświadczające, doradcze lub konsultingowe dotyczące działalności beneficjenta w okresie dwóch lat poprzedzających rozpoczęcie usługi weryfikacji projektu, z wyjątkiem usług dotyczących weryfikacji projektów finansowanych przez Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa (ENPI) oraz Europejski Instrument Sąsiedztwa (ENI). Niezależność może zostać naruszona poprzez posiadanie akcji lub innych tytułów własności badanego beneficjenta. Bezstronność zostanie naruszona przez wystąpienie konfliktu interesów, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji przez audytora jest zagrożone z powodów rodzinnych lub emocjonalnych, sympatii politycznych lub przynależności państwowej, interesu gospodarczego lub innego wspólnego interesu z audytowanym beneficjentem, dostawcami usług na rzecz weryfikowanego projektu lub podmiotów zaangażowanych w realizację Programu. Sytuacje takie obejmują działania lub relacje, które mogą być sprzeczne z interesem beneficjenta. Za niezależność i bezstronność audytora uważa się unikanie wszelkich sytuacji, które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów, w tym unikanie sytuacji, w których istnieje nawet teoretyczna możliwość, że interes osobisty może przeważać nad wynikiem weryfikacji. Audytor ujawnia Kontrolnemu Punktowi Kontaktowemu wszystkie istotne fakty, które, jeśli nie zostałyby ujawnione, mogłyby zakłócić postrzeganą obiektywność i niezależność przeprowadzanej przez niego weryfikacji. Audytor musi być również niezależny od innych podmiotów odpowiedzialnych za realizację Programu, w tym Wspólnego Sekretariatu Technicznego, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Audytowej, Kontrolnego Punktu Kontaktowego. Weryfikacja może rozpocząć się dopiero po uprzednim podpisaniu oświadczenia o bezstronności i poufności stanowiącego Załącznik nr 6 do Wytycznych „Guidelines on expenditure verification”.

4. Dokumenty jakie powinien dostarczyć Wykonawca

1. Wypełniony formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania ofertowego -oryginał;

2. Deklaracja bezstronności i poufności, której wzór stanowi załącznik nr 2 do zapytania ofertowego - oryginał;

3. Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków opisanych w punkcie 3: 1), 2), 3) niniejszego zapytania ofertowego — oryginały lub kopie poświadczone za zgodność z oryginałem;

4. Klauzula informacyjna RODO, której wzór stanowi załącznik nr 3 do zapytania ofertowego - oryginał;

5. Warunki płatności

Płatność dokonana będzie w dwóch ratach na podstawie faktur, płatnych w terminie 30 dni od dnia wystawienia, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Faktura dotycząca pierwszej raty (do 30% wartości audytu) wystawiona zostanie w terminie 7 dni od otrzymania przez Zamawiającego certyfikatu audytora — potwierdzenia kontroli raportu częściowego. Faktura dotycząca drugiej raty (pozostała kwota wartości audytu) wystawiona zostanie w terminie 7 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego certyfikatu audytora — potwierdzenia kontroli raportu końcowego.

6. Sposób złożenia oferty

Formularz ofertowy wraz załącznikami powinien zostać złożony w siedzibie Ełckiego Centrum Kultury

ul. Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk do dnia 10 września 2021 r. do godz. 15:00 osobiście lub drogą pocztową. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę. Ofertę należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem: wykonanie usługi audytu realizacji projektu „Ludzie z przygranicza działają - turystyka, rekreacja, kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Oziersk, Stare Juchy".

7. Sposób oceny ofert

Kryterium wyboru — najniższa cena brutto.

Informacja o wybranej ofercie zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, następnie zostanie podpisana umowa z wykonawcą. Cena zaproponowana w ofercie jest ceną brutto (zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w złotych polskich.

8. Informacje dodatkowe

1. Przewiduje się możliwość odstąpienia od podpisanej umowy/wypowiedzenia umowy na przeprowadzenie weryfikacji projektu w przypadku nieuzyskania przez audytora aprobaty Kontrolnego Punktu Kontaktowego;

2. Umowa zostanie zawarta zgodnie ze wzorem umowy dołączonym do zapytania ofertowego;

3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego na każdym jego etapie bez podania przyczyny.

9. Osoba do kontaktu

Monika Mużyło

e-mail: monika.muzyło@eck.elk.pl

tel. 87 621 80 05

10. Postanowienia końcowe

W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95146/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „KODO"), informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ełckie Centrum Kultury, ul. Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk, zwane dalej w skrócie Administratorem.

2. Przedstawicielem Administratora jest Dyrektor Ełckiego Centrum Kultury - Aneta Werla.

3. Kontakt do Administratora: telefon: +48 87 621 52 50, e-mail: sekretariat@eck.elk.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.

4. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia zapytania ofertowego mającego na celu wybór najkorzystniejszej oferty oraz wykonania umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia tego zapytania ofertowego.

5. Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do przeprowadzenia w projekcie czynności kontrolnych i audytowych.

6. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do: żądania od Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do cofnięcia zgody.

7. Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w państwie członkowskim

8. Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego naruszenia.

9. Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

10. Podanie danych osobowych w ofercie jest dobrowolne, przy czym niezbędne do udziału w zapytaniu ofertowym, mającym na celu wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcie oraz wykonanie umowy.

11. Załączniki

Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy

Załącznik nr 2 - Deklaracja bezstronności i poufności

Załącznik nr 3 - Klauzula informacyjna RODO

Załącznik nr 4 - Wzór umowy na przeprowadzenie audytu

Załącznik nr 5 - Guidelines on expenditure verification Program Współpracy Transgranicznej Polska -Rosja 2014-2020

Status

Rozstrzygnięty

Tryb

nieograniczony

Rodzaj zamówienia

Inne

Zamawiający

Ełckie Centrum Kultury

Termin składania ofert / wniosków

10-09-2021 15:00

Termin otwarcia ofert / wniosków

13-09-2021 15:00

Data ogłoszenia

27-08-2021

Załączniki