Zapytanie ofertowe na wykonanie usługi
audytu realizacji projektu pn.: „Ludzie z przygranicza działają -
turystyka, rekreacja, kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Ozersk, Stare
Juchy", dofinansowanego ze środków Programu Współpracy
Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, w ramach umowy o dofinansowanie
PLRU.01.01.00-28-0036/18-00, w części realizowanej przez Ełckie Centrum Kultury.
Do zamówienia nie mają zastosowania przepisy
ustawy z dnia 11.09.2019 r. Prawo Zamówień Publicznych, ponieważ wartość
przedmiotu zamówienia nie przekracza kwoty określonej w art. 2 ust. 1 pkt 1 tej
ustawy.
1. Zamawiający:
Ełckie
Centrum Kultury
ul.
Wojska Polskiego 47
19-300
Ełk
NIP:
848-11-35-538
REGON:
000687400
tel.:
87 621 80 05
fax:
87 621 52 50
e-mail:
sekretariat@eck.elk.pl
2. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa
audytu realizacji projektu pn.: „Ludzie z przygranicza działają -turystyka,
rekreacja, kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Ozersk, Stare Juchy",
dofinansowanego ze
środków Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja 2014-2020, w ramach
umowy o
dofinansowanie PLRU.01.01.00-28-0036/18-00, w części realizowanej przez Ełckie
Centrum Kultury.
Kod
CPV: 79212000-3
Nazwa
kodu CPV: Usługi audytu
Celem usługi audytorskiej jest
zapewnienie zgodności wydatków, poniesionych podczas realizacji projektu przez
Ełckie Centrum Kultury, z prawem krajowym i prawodawstwem UE, jak też ich
zgodności z wymogami Programu Współpracy Transgranicznej Polska - Rosja
2014-2020, postanowieniami umowy o dofinansowanie nr
PLRU.01.01.00-28-0036/18-00 wraz z załącznikami, w tym obowiązującą wersją wniosku
o dofinansowanie.
Informacje o projekcie:
Wartość dofinansowania projektu w
części Ełckie Centrum Kultury: 245 946,34 EUR
Całkowita wartość projektu w części Ełckie
Centrum Kultury: 273 273,71 EUR
Okres realizacji projektu: 1.07.2021 -
30.06.2023
Model finansowania projektu:
prefinansowanie (pierwsza zaliczka, zaliczka okresowa, płatność salda
końcowego).
Beneficjent wiodący: Gmina Miasto Ełk
Beneficjent 2: Ełckie Centrum Kultury
Zakres rzeczowy części projektu Ełckiego
Centrum Kultury obejmuje następujące koszty:
·
koszty zw. z wynagrodzeniem zespołu
projektowego (3 osoby)
·
koszty zw. z podróżami służbowymi zespołu
projektowego
·
koszty zw. z audytem
·
koszty zw. z organizacją i udziałem w
wydarzeniach (organizacja i udział w festiwalach)
·
koszty zw. z materiałami promocyjnymi
·
koszty zw. z modernizacją widowni i
pomieszczeń za kulisami Ełckiego Centrum Kultury
·
koszty zw. z zakupem wyposażenia
modernizowanych pomieszczeń
·
koszty nadzoru inwestorskiego.
Obowiązkiem audytora jest
potwierdzenie ścieżki audytu, w tym potwierdzenie, że usługi, dostawy lub roboty zostały
zakończone, wykonane lub zainstalowane, a wydatki zadeklarowane przez
Zamawiającego zostały przez niego opłacone. W tym celu audytor przeprowadza
księgową, administracyjną i merytoryczną weryfikację wydatków przedstawionych
przez Zamawiającego w sprawozdaniu
okresowym i końcowym projektu, aby zapewnić, że wydatki:
1)
zostały poniesione zgodnie z postanowieniami umowy o dofinansowanie i budżetem
projektu;
2)
mieszczą się w katalogu wydatków kwalifikowalnych stanowiącym część dokumentów
Programu związanych z kwalifikowalnością wydatków i umową o dofinansowanie;
3)
zostały faktycznie poniesione w okresie kwalifikowalności wydatków projektu;
4)
zostały poniesione zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, w
szczególności zgodnie z
zasadą „najlepszego stosunku jakości do ceny";
5)
zostały prawidłowo udokumentowane;
6)
zostały uwzględnione w dokumentach księgowych.
Potwierdzeniem kwalifikowalności
wydatków w raporcie okresowym i raporcie końcowy są certyfikaty
wydane przez audytora po wykonaniu czynności kontrolnych i weryfikacji
administracyjnej przedłożonych przez zamawiającego raportów.
Przedmiot zamówienia obejmuje także
świadczenie usług doradczych w zakresie oceny ex-ante procedur zamówień
publicznych. Ocena ex-ante stanowić będzie opcjonalną weryfikację
przeprowadzoną na wniosek beneficjenta przez audytora, a zatem taka ocena
będzie odgrywała rolę zapobiegawczą, pomagając beneficjentowi uniknąć
negatywnych konsekwencji możliwych naruszeń krajowych przepisów dotyczących
zamówień publicznych, prawodawstwa UE i wymogów Programu Współpracy Transgranicznej
Polska- Rosja 2021-2020.
Usługa audytu powinna być wykonana
zgodnie z wymaganiami określonymi przez Program Współpracy Transgranicznej
Polska - Rosja 2014-2020, dostępnymi na stronie:
https://www.plru.eu (w zakładce: dla Beneficjentów)
Zakres weryfikacji wydatków,
weryfikacji administracyjnej, weryfikacji konkurencji i zamówień publicznych,
jak również formy weryfikacji administracyjnej oraz wymagana dokumentacja
pokontrolna jest opisana w rozdziale 1.2. dokumentu „Guidelines on expenditure
ventication”.
Termin realizacji zamówienia: od
podpisania umowy w wybranym Wykonawcą do otrzymania przez Zamawiającego
płatności końcowej.
Miejsce realizacji zadań: Ełckie
Centrum Kultury, ul. Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk oraz siedziba Wykonawcy
audytu.
3. Warunki jakie musi spełniać
Wykonawca
Zgodnie z wymaganiami Programu
Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 2014-2020 o zamówienie mogą ubiegać się
Wykonawcy spełniający wymogi wskazane w „Guidelines on expenditure verification”
Programu Współpracy Transgranicznej Polska-Rosja 20214-2020.
1) Audytor musi spełniać co najmniej
jeden z następujących wymogów:
a. być
członkiem krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości i audytu, który jest
członkiem IFAC;
b. być członkiem
krajowego organu lub podmiotu ds. rachunkowości lub audytu. Jeśli taka
organizacja nie jest członkiem IFAC, audytor musi zobowiązać się do pracy
zgodnie ze
standardami i kodeksem etyki IFAC oraz posiadać co najmniej jeden z
certyfikatów: CIA, CGAP, ACCA, CIMA;
c. być
zarejestrowany jako biegły rewident w rejestrze prowadzonym przez Krajową Radę
Biegłych Rewidentów.
2) Audytor dodatkowo musi spełnić co
najmniej jeden z poniższych wymogów:
a.
posiadać potwierdzenie przeprowadzenia kontroli prawidłowości co najmniej 10
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego objętych ustawą Prawo zamówień
publicznych;
b.
posiadać potwierdzenie świadczenia co najmniej 10 usług, których przedmiotem
było doradztwo prawne w zakresie stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych
obejmujących m.in. sporządzenie pisemnych opinii prawnych, reprezentowanie
przed Krajowa Izbą Odwoławczą.
3)
Audytor musi posiadać odpowiednią znajomość języka angielskiego, która
odpowiada co najmniej poziomowi B2 Europejskiego Systemu Opisu Kształcenia
Językowego.
Kwalifikacje
określone w punktach 1) i 2) mogą być wykazane przez dwóch audytorów (np.
współpraca cywilnoprawna z innym audytorem, umowa o współpracy itp.). Przy czym
każdy z punktów musi być spełniony w całości przez jednego audytora (tzn.
sytuacje. w których np. jeden audytor potwierdzi wykonanie 5 kontroli oraz
drugi również wykaże 5 kontroli, nie będą uznawane za spełnienie ww. warunków).
Oceny
spełnienia warunków udziału w postępowaniu zamawiający dokona na podstawie
załączonych do oferty:
•
Dokumentów poświadczających przynależność do organizacji wymienionych w punkcie
1)
•
Dokumentów potwierdzających przeprowadzenie kontroli lub świadczenia usług
wymienionych w punkcie 2)
•
Oświadczenie poświadczające znajomość języka angielskiego zgodnie z punktem 3).
4)
Audytor oraz osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu muszą spełniać wymóg
bezstronności i niezależności od zamawiającego. Opis wymagań znajduje się w
rozdziale 1.3.1 w dokumencie „Guidelines on expenditure verification”. Wzór
oświadczenia o bezstronności i poufności stanowi załącznik nr 6 do Guidelines
on expenditure verification.
Wymagane
jest, aby audytorzy spełniali wymogi niezależności Kodeksu Etyki Zawodowych
Księgowych IFAC. Niezależność audytora definiowana jest jako jego niezależność
organizacyjna od struktur instytucjonalnych oraz od działań operacyjnych
beneficjenta, w tym od działań realizowanych w ramach
projektu. Bezstronność i niezależność jest naruszona w przypadku, gdy audytor
świadczył usługi poświadczające, doradcze lub konsultingowe dotyczące
działalności beneficjenta w okresie dwóch lat poprzedzających rozpoczęcie
usługi weryfikacji projektu, z wyjątkiem usług dotyczących weryfikacji
projektów finansowanych przez Europejski Instrument Sąsiedztwa i Partnerstwa
(ENPI) oraz Europejski Instrument Sąsiedztwa (ENI). Niezależność może zostać
naruszona poprzez posiadanie akcji lub innych tytułów własności badanego
beneficjenta. Bezstronność zostanie naruszona przez wystąpienie konfliktu
interesów, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji przez audytora jest
zagrożone z powodów rodzinnych lub emocjonalnych, sympatii politycznych lub
przynależności państwowej, interesu gospodarczego lub innego wspólnego interesu
z audytowanym beneficjentem, dostawcami usług na rzecz weryfikowanego projektu
lub podmiotów zaangażowanych w realizację Programu. Sytuacje takie obejmują
działania lub relacje, które mogą być sprzeczne z interesem beneficjenta. Za
niezależność i bezstronność audytora uważa się unikanie wszelkich sytuacji,
które mogłyby prowadzić do konfliktu interesów, w tym unikanie sytuacji, w
których istnieje nawet teoretyczna możliwość, że interes osobisty może
przeważać nad wynikiem weryfikacji. Audytor ujawnia Kontrolnemu Punktowi
Kontaktowemu wszystkie istotne fakty, które, jeśli nie zostałyby ujawnione,
mogłyby zakłócić postrzeganą obiektywność i niezależność przeprowadzanej przez
niego weryfikacji. Audytor musi być również niezależny od innych podmiotów
odpowiedzialnych za realizację Programu, w tym Wspólnego Sekretariatu
Technicznego, Instytucji Zarządzającej, Instytucji Audytowej, Kontrolnego
Punktu Kontaktowego. Weryfikacja może rozpocząć się dopiero po uprzednim
podpisaniu oświadczenia o bezstronności i poufności stanowiącego Załącznik nr 6
do Wytycznych „Guidelines on expenditure verification”.
4.
Dokumenty jakie powinien dostarczyć Wykonawca
1.
Wypełniony formularz ofertowy, którego wzór stanowi załącznik nr 1 do zapytania
ofertowego -oryginał;
2.
Deklaracja bezstronności i poufności, której wzór stanowi załącznik nr 2 do
zapytania ofertowego - oryginał;
3.
Dokumenty potwierdzające spełnienie warunków opisanych w punkcie 3: 1), 2), 3)
niniejszego zapytania ofertowego — oryginały lub kopie poświadczone za zgodność
z oryginałem;
4.
Klauzula informacyjna RODO, której wzór stanowi załącznik nr 3 do zapytania
ofertowego - oryginał;
5. Warunki płatności
Płatność dokonana będzie w dwóch
ratach na podstawie faktur, płatnych w terminie 30 dni od dnia wystawienia,
przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze. Faktura dotycząca pierwszej
raty (do 30% wartości audytu) wystawiona zostanie w terminie 7 dni od
otrzymania przez Zamawiającego certyfikatu audytora — potwierdzenia kontroli
raportu częściowego. Faktura dotycząca drugiej raty (pozostała kwota wartości
audytu) wystawiona zostanie w terminie 7 dni po otrzymaniu przez Zamawiającego
certyfikatu audytora — potwierdzenia kontroli raportu końcowego.
6. Sposób złożenia oferty
Formularz
ofertowy wraz załącznikami powinien zostać złożony w siedzibie Ełckiego Centrum
Kultury
ul.
Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk do dnia 10 września 2021 r. do godz. 15:00 osobiście
lub drogą pocztową. Oferty złożone po terminie nie będą brane pod uwagę. Ofertę
należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem: wykonanie usługi audytu
realizacji projektu „Ludzie z przygranicza działają - turystyka, rekreacja,
kultura nasza wspólna sprawa - Ełk, Oziersk, Stare Juchy".
7. Sposób oceny ofert
Kryterium wyboru — najniższa cena
brutto.
Informacja o wybranej ofercie zostanie
zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego, następnie zostanie
podpisana umowa z wykonawcą. Cena zaproponowana w ofercie jest ceną brutto
(zawierającą obowiązujący podatek VAT) i musi zawierać wszelkie koszty niezbędne
do zrealizowania zamówienia. Cena ofertowa podana przez wykonawcę obowiązuje
przez okres ważności umowy i nie podlega waloryzacji. Rozliczenia pomiędzy
zamawiającym a wykonawcą prowadzone będą wyłącznie w złotych polskich.
8. Informacje dodatkowe
1.
Przewiduje się możliwość odstąpienia od podpisanej umowy/wypowiedzenia umowy na
przeprowadzenie weryfikacji projektu w przypadku nieuzyskania przez audytora
aprobaty Kontrolnego Punktu Kontaktowego;
2.
Umowa zostanie zawarta zgodnie ze wzorem umowy dołączonym do zapytania
ofertowego;
3.
Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia zapytania ofertowego na
każdym jego etapie bez podania przyczyny.
9. Osoba do kontaktu
Monika
Mużyło
e-mail:
monika.muzyło@eck.elk.pl
tel.
87 621 80 05
10. Postanowienia końcowe
W związku z realizacją wymogów
Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016
r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych
osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia
dyrektywy 95146/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych „KODO"),
informujemy o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o
przysługujących Pani/Panu prawach z tym związanych:
1.
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Ełckie Centrum Kultury, ul.
Wojska Polskiego 47, 19-300 Ełk, zwane dalej w skrócie Administratorem.
2.
Przedstawicielem Administratora jest Dyrektor Ełckiego Centrum Kultury - Aneta
Werla.
3.
Kontakt do Administratora: telefon: +48 87 621 52 50, e-mail:
sekretariat@eck.elk.pl lub pisemnie na adres siedziby Administratora.
4.
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą w celu przeprowadzenia zapytania
ofertowego mającego na celu wybór najkorzystniejszej oferty oraz wykonania
umowy zawartej w wyniku rozstrzygnięcia tego zapytania ofertowego.
5.
Pani/Pana dane osobowe mogą być udostępniane organom i osobom uprawnionym do
przeprowadzenia w projekcie czynności kontrolnych i audytowych.
6.
Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do: żądania od
Administratora dostępu do danych osobowych, prawo do ich sprostowania, usunięcia
lub ograniczenia przetwarzania oraz prawo do cofnięcia zgody.
7.
Każdej osobie, której dane są przetwarzane, przysługuje prawo do wniesienia
skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych w
państwie członkowskim
8.
Pani/Pana zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca popełnienia domniemanego
naruszenia.
9.
Biuro Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), ul. Stawki 2, 00-193
Warszawa.
10.
Podanie danych osobowych w ofercie jest dobrowolne, przy czym niezbędne do
udziału w zapytaniu
ofertowym, mającym na celu wybór najkorzystniejszej oferty, zawarcie oraz
wykonanie umowy.
11. Załączniki
Załącznik
nr 1 - Formularz ofertowy
Załącznik
nr 2 - Deklaracja bezstronności i poufności
Załącznik
nr 3 - Klauzula informacyjna RODO
Załącznik
nr 4 - Wzór umowy na przeprowadzenie audytu
Załącznik
nr 5 - Guidelines on expenditure verification Program Współpracy
Transgranicznej Polska -Rosja 2014-2020
1.
1351306065_załącznik nr 2 -deklaracja_bezstronnosci_i_poufnosci.pdf (155.2 KB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:32 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
2.
345533848_załącznik nr 4 - wzór umowy.docx (67.8 KB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:32 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
3.
1129460351_załącznik nr 5 - Guidelines on expenditure verification approved.pdf (376.7 KB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:32 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
4.
1276975211_zapytanie audyt.pdf (2.4 MB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:32 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
5.
1243412299_załącznik nr 1-formularz_oferty.doc (75.5 KB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:51 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
6.
1614606474_załącznik nr 3 - klauzula informacyjna RODO.docx (57.3 KB) Data wprowadzenia do BIP: 27-08-2021 15:51 | Data wytworzenia informacji: 27-08-2021 |
7.
1642652359_informacja_z_wyboru_oferty.pdf (320.1 KB) Data wprowadzenia do BIP: 15-09-2021 13:06 | Data wytworzenia informacji: 15-09-2021 |